Prinsip sistem manajemen ISO 9001

Prinsip sistem manajemen ISO 9001

Sistem Manajemen ISO 9001  berisi standard yang sangat memungkinkan perusahaan dalam melakukan perbaikan yang berkesinambungan, prinsip dasar ISO 9001 diantaranya :

1. Fokus pada pelanggan

Pelanggan adalah RAJA, perkembangan suatu perusahaan baik industri maupun jasa dipengaruhi oleh Pelanggan, oleh karnanya keinginan Pelanggan baik saat ini atau masa yang akan datang perusahaan harus jeli melihat dan mengerti keinginan para pelanggannya.  Dalam prinsip sistem manajemen ISO 9001, perusahaan harus mampu mengenali  apa kebutuhan pelanggan dan berusaha untuk memenuhi bahkan melebihi harapan-harapan para pelanggan. serta proaktif menetapkan kriteria dan level kepuasan pelanggan, oleh karnanya dalam sistem manajemen ISO 9001 mewajibkan perusahaan untuk mempunyai kuisioner kepuasan pelanggan sebagai tolak ukur kepuasan pelanggan. langkah yang harus diambil perusahaan dalam memenuhi prisip ini antara lain :

• Teliti serta pahami kebutuhan dan harapan para pelanggan
• Memastikan bahwa sasaran organisasi sejalan dengan kebutuhan dan harapan pelanggan
• Komunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan
• Melakukan pengukuran kepuasan pelanggan dengan kuisioner kepuasan pelanggan yang sudah dibuat lalu ambil tindakan dari hasil pengukuran tersebut.
• Kelola secara sistematis hubungan dengan pelanggan
• Buatlah keseimbangan pendekatan antara kepuasan pelanggan dan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya seperti : pemilik modal, karyawan, pemasok, masyarakat dan pemerintah.

2. Sistem Kepemimpinan / Leadership

Penerapan prinsip kepemimpinan dalam sistem manajemen ISO 9001 mengarah pada :

1. Menetapkan kebijakan mutu, struktur organisasi, mengidentifikasi dan menyediakan sumber daya

2. Menciptakan lingkungan kerja dimana semua personnel ambil bagian dalam pencapaian target atau sasaran organisasi

3. Berkomitmen untuk melakukan perbaikan berkesinambungan / continual improvement

Langkah yang bisa dilakukan untuk memenuhi prinsip ISO 9001 ini antara lain :

• Mempertimbangkan kebutuhan semua pihak yang berkepentingan dengan perusahaan , khususnya para pelanggan.
• Menetapkan , mensosialisasikan serta menjelaskan visi, misi perusahaan ke seluruh team agar mereka tahu target dan sasaran yang ingin dicapai oleh perusahaan
• Ciptakan  nilai-nilai kebersamaan, kejujuran dan model tugas yang etis pada semua level organisasi
• Untuk jaminan ketersediaan SDM yang berkualitas, Bekali SDM dengan pelatihan sesuai keperluan bidang tugas  dan beri kebebasan bertindak dengan penuh tanggungjawab.

3.  Manajemen Sumber Daya

Keterlibatan seluruh karyawan dalam organisasi adalah dasar yang sangat penting dalam prinsip manajemen mutu . Personnel semua level adalah inti organisasi : secara penuh harus ikut serta dalam kelangsungan bisnis organisasi. hal -hal yang bisa dilakukan dalam pemenuhan prinsip ini antara lain :

• Memastikan  setiap personil memahami pentingnya konstribusi dan peran, tugas dan tanggung jawabnya
• Berikan bimbingan dan pengarahan kepada karyawan agar mereka mampu menganalisa dan menyelesaikan permasalahan yang dihadapi
• Mengajarkan karyawan secara aktif agar mereka bisa membaca peluang untuk meningkatkan kompetensi, pengetahuan dan pengalaman mereka dengan melatih karyawan untuk bertukar pikiran berbagi pengetahuan dan pengalaman agar mereka mampu berinovasi
• Menciptakan lingkungan kerja yang nyaman agar karyawan terbiasa mendiskusikan permasalahan kerja secara bersama-sama untuk mencari solusi dan jalan keluar masalah yang dihadapi

4.  Perbaikan dan peningkatan  proses

Dalam sistem manajemen ISO 9001 untuk melakukan perbaikan dan peningkatan proses, perusahaan / organisasi harus melakukan identifikasi, penerapan, pengelolaan dan melakukan peningkatan mutu berkelanjutan (continual quality improvement). Pendekatan secara proses diperlukan saat menyusun dan menerapkan sistem mutu. Hal ini menuntut setiap bagian/fungsi untuk memiliki visi terhadap kepuasan pelanggan. Pendekatan proses mencakup:

• Orientasi hasil yang efektif
• Sumber daya dan aktivitas dikendalikan sebagai proses
• Secara sistematis mengidentifikasi dan mengendalikan proses yang digunakan untuk memastikan kesesuaian produk

Langkah yang bisa dilakukan antara lain :

• Menentukan , mengidentifikasi  dan mengukur aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang diinginkan secara sistematis serta menganalisa dan mengukur kapabilitas aktivitas-aktivitas kunci .
• Membuat setiap proses yang efektif dan efisien
• Menghilangkan birokrasi , serta eliminir fungsi-fungsi organisasi yang tugasnya saling tumpang tindih
• Mengevaluasi resiko, konsekwensi, dan dampak aktivitas pada pelanggan / pemasok ataupun pihak-pihak yang berkepentingan lainnya.

5. Pendekatan sistem pada manajemen

Pendekatan sistem pada manajemen didefinisikan sebagai identifikasi pemahaman, dan pengelolaan sistem dari proses yang saling terkait untuk pencapaian dan peningkatan sasaran perusahaan/organisasi dengan efektif dan efisien. Mengidentifikasikan, memahami dan mengendalikan sistem dan interaksi antar proses untuk memberikan kontribusi pada efektifitas dan efisiensi organisasi, sehingga suatu organisasi mampu:

• Menetapkan sasaran mutu tiap proses
• Menetapkan interaksi dan rangkaianz proses
• Memantau dan mengukur efektifitas tiap proses

6.  Sistem perbaikan yang berkesinambungan

Perbaikan berkesinambungan harus dijadikan sasaran dan tujuan tetap organisasi sehingga Sasaran tetap organisasi dapat diketahui dan ditetapkan dan kemudian juga organisasi mampu memantau kinerja melalui sasaran mutu yang terukur tiap fungsi terkait dan level dengan menggunakan peratalan seperti : audit internal, tinjauan manajemen, corrective and preventive action

7.  Pengambilan keputusan yang factual

Pengambilan keputusan yang efektif didasarkan pada analisis data dan informasi. Oleh karena itu pengambilan keputusan harus didasarkan pada: logika, analisa data, serta informasi yang tepat dan dapat dipertangung jawabkan.

8. Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok / supplier

Perusahaan / organisasi dan pemasoknya/supplier saling tergantung, dan sudah selayaknya merupakan hubungan yang saling menguntungkan dalam rangka meningkatkan kemampuan keduanya dalam menciptakan nilai.  Maka hubungan saling menguntungkan itu didasarkan pada:

• Penetapan dan mendokumentasikan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pemasok
• Peningkatkan kemampuan kedua organisasi untuk lebih baik
• Seleksi, meninjau dan mengevaluasi kinerja pemasok untuk mengendalikan produk yang dipasok

Untuk konsultasi penyusunan sistem manajemen ISO 9001 atau Training ISO, hub :

Aryasentra Consulting

Telp. 021-29305166 ( Hunting )

Hp. 08129767636

Share: